Организация работы менеджера - страница 04
- Подробности
- Категория: Организация работы менеджера
Необходимо также выбрать место и время, о которых также уведомить участников. Деловые встречи могут проводиться как в кабинете руководителя, так и в специально оборудованных помещениях, где есть диктофоны, средства связи, специальные столы. Они не обязательно должны быть большими. В отдельных случаях такие встречи (особенно это касается совещаний - "пятиминуток") можно проводить стоя - тогда они являются более эффективными.
После завершения организационного этапа деловой встречи можно приступать к ее проведению. Оно будет тем эффективнее, чем правильнее выбрана председательствующего, который определит стиль работы и регламент.
Стиль работы- Это форма проведения встречи (беседа, "мозговая атака" и т.д.). Регламент - это время, которое предполагается потратить на всю встречу, отдельные выступления-доклады и дебаты и обсуждения. Встреча должна продолжаться не более 120 минут с одной перерывом 5-10 минут после часа работы. Это обуславливается оптимальной продолжительностью умственной деятельности людей, которая в среднем составляет 40-45 минут. Исследования показывают, что активность участников встречи возрастает на протяжении 45 минут. В период между 45 и 90 минутами она стабилизируется, а с 90 до 120 наблюдается негативная активность.
Деловые встречи (совещания) лучше проводить во второй половине дня, побуждать ее участников работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Человек имеет два пика повышенной работоспособности в течение дня: первый - с 9 до 12 13 часов и второй - между 16 и 18-ю часами. Именно во второй пик и целесообразно проводить совещания.
Что касается частоты заседаний, то лучше провести два совещания в неделю продолжительностью полчаса каждая, чем одну продолжительностью час.
На выступления-доклада, как правило, следует отводить 10-25 минут, а на выступления в прениях - до 3-х минут. Если предположить больше времени, то докладчики могут повторяться в мыслях, отклоняться от обсуждаемой темы. Регламент должен четко придерживаться каждый докладчик, независимо от его ранга.
Следует всегда помнить, что умение выступать публично - одна из неотъемлемых черт способного менеджера.