Организация работы менеджера - страница 03
- Подробности
- Категория: Организация работы менеджера
В чем же заключается смысл рациональной организации и проведения деловых встреч? Организация содержит разработку плана встреч, отбор участников, выбор места и времени их проведения. Это предполагает определение стиля и продолжительности встречи.
План деловых встреч должен разрабатываться на определенный период (месяц, квартал, год), согласовываться со всеми заинтересованными службами и должностными лицами, утверждаться руководителем и направляться во все подразделения.
Уже одно это операция позволяет упорядочить частоту заседаний, их продолжительность, а также снимает проблему неотложности созыва и неосведомленности участников. Совещания могут созываться и внезапно, но их количество должно быть очень малым. Кроме того, план должен содержать перечень вопросов, которые необходимо обсудить в процессе самой встречи. При подготовке встречи необходимо внимательно определить качественный и количественный состав ее участников. К участию в совещании, например, привлекаются лица, наиболее компетентные в ее теме. Это не обязательно должны быть высокопоставленные чиновники. Вместо них можно пригласить специалистов, которые отвечают за определенный участок работы, и этим принижается авторитет руководителя. Напротив, современный стиль руководства состоит в том, чтобы руководитель окружал себя квалифицированными специалистами, способными брать на себя ответственность за решение в пределах своей компетенции.
Что касается количества участников, то целесообразно пользоваться правилом, что не всегда количество перерастает в качество: чем больше людей на совещании, тем больше мнений и дебатов, за которыми нередко теряется истина.
При подготовке деловой встречи важно за 2-3 дня уведомить участников о повестке дня, темы докладов, распространить список выступающих путем объявления по телефону или иным способом.