Коммуникационная мастерство - страница 05
- Подробности
- Категория: Коммуникационная мастерство
Технология организации и проведения делового совещания предусматривает три основных этапа: подготовку, проведение, суммирование и принятия решения.
На этапе подготовки совещания:
а) определяют целесообразность ее проведения;
б) формулируют повестку дня;
в) определяют состав участников;
г) определяют дату, время и место проведения совещания;
д) информируют участников совещания о сроках и месте проведения, тему и задачи.
К началу парады необходимо установить и вести регламент ее проведения, а во время совещания - обеспечить ведение протокола. В протоколе указывается дата и время проведения, место проведения; присутствуют, отсутствуют, копии (кому) повестку дня по пунктам. Ход обсуждения во время совещания можно зафиксировать в форме таблицы (табл. 6.2).
Таблица 6.2. Форма ведения протокола во время деловой парады
|
Дата |
||
|
Время |
||
|
Место |
||
|
Присутствующие |
||
|
Отсутствуют |
||
|
Кому |
||
|
Повестка дня |
||
|
Заголовок (пункт повестки дня) |
Обсудили (решили) |
Выполнение решения возложен на ... Срок выполнения ... |
На завершающем этапе председатель совещания подводит итоги обсуждения вопросов повестки дня и формулирует решение. После этого определяется лицо или группа лиц, которые будут выполнять и контролировать выполнение решения.
Определяют такие составляющие эффективности проведения деловых совещаний:
• создание благоприятных условий для коллективной работы и принятия группового решения;
• обеспечения начала деловых совещаний в точно назначенное время;
• проведение совещания в сжатые сроки;
• формирование атмосферы непринужденности и деловитости;
• эффективное ведение записей;
• обеспечения активности всех участников совещания;
• обсуждение особых мнений.
Переговорный процесс охватывает следующие этапы: подготовку к переговорам, проведение переговоров, решение проблемы и завершение переговоров, анализ результатов переговоров.
Подготовка к переговорам предполагает:
• решение организационных вопросов (формирование делегации, определение места и времени, формулировка повестки дня переговоров и т.д.);
• анализ проблемы, ситуации;
• формирование общего подхода к переговорам, определение целей, задач, выработки собственной позиции;
• составление приблизительного сценария (модели) переговоров;