Организация и технология обслуживания гостей службой бронирования - страница 10
- Подробности
- Категория: Организация и технология обслуживания гостей службой бронирования
Регистрация заказ по бронированию
После поступления заявки на бронирование и проверки наличия согласно заполнений номеров в отеле оператор по бронированию осуществляет учетную запись. С регистрационным записью работник службы бронирования получает важную информацию о клиенте: фамилия, имя, отчество клиента или данные об организации-заказчика, форму оплаты, количество и категорию номеров, срок пребывания и пожелания по условиям проживания, информацию с предоплаты. Полученная информация может стать основой построения индивидуального подхода в обслуживании клиента и проверки его платежеспособности. После внесения необходимой информации, отдел бронирования присваивает клиенту номер подтверждения бронирования.
Регистрация заявок на бронирование номеров (мест) осуществляется в журнале единого образца, утвержденного к использованию как формы документов строгой отчетности и первичного учета (форма № 7-г, приложение Б.1).
В случае гарантированного бронирования отдел бронирования должен получить от клиента информацию о форме оплаты услуг гостиницы. Если оплата будет осуществляться кредитной картой, необходимо определить ее тип, номер, срок действия и владельца, а также проверить через компьютерную службу дееспособность кредитной карты. Для проверки кредитной карты сегодня используются компьютеризированные системы, которые обеспечивают этот процесс автоматизирован.
Если расчет производится по предоплате или по предварительному взноса, отель должен получить от клиента гарантии внести денежную сумму в согласованной даты. Перед наступлением даты предварительного взноса или предоплаты служащий по бронированию должен проверить выполнение обязательств клиента. Если необходима сумма не внесена по решению отдела бронирования, гарантированное бронирование переводится в категорию необоснованного.
В бронировании, осуществляемая по поручению клиента турагентом, организаторами конференций, совещаний, предприятиями или имеет другой источник, необходимо выяснить название, адрес организации-заказчика, реквизиты уполномоченного лица, счет организации.
В ходе регистрации заказа по бронированию работник отдела должен согласовать важные аспекты гарантии бронирования. Клиент должен иметь убеждение, что номер будет сохраняться до наступления расчетного времени в день, следующий после прибытия согласно согласованного графика.